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administrativo
É papel de todos os membros da RAS-UnB a promoção e o incentivo à filiação de pessoas à Sociedade IEEE RA. Assim como a participação na administração do Capítulo, participando de reuniões para discussão e organização do Capítulo.
O p. institucional tem o papel de realizar a comunicação e manter relações amistosas entre o Capítulo e o Ramo Estudantil, e qualquer vinculo entre o IEEE. Deve manter o relacionamento entre a RAS-UnB e os diversos projetos.
Organizar eventos internos e externos em parceria ou não com o Ramo Estudantil, delegando tarefas para os membros da RAS-UnB para que sejam possíveis suas realizações.
Atualmente: Giovanna Bottino
Realizar a gestão de pessoas, tendo conhecimento dos membros ativos nos projetos, delegando tarefas e acompanhando suas conclusões. Além disto, o p. organizacional deve ser mantido informado a respeito das atividades que ocorrem dentro do Capítulo, como aulas ministradas pelo Projeto Edubot, cursos e treinamentos.
Esta comunicação deve ser feita de maneira informal (conversas com os gerentes de projeto) e de maneira formal (relatórios mensais de atividades redigidos pelos gerentes).
Ao final de cada mês, o presidente organizacional deve redigir um Relatório Mensal de Atividades da RAS.
Ao final de cada ano, é necessária a apresentação de um relatório para o Ramo Estudantil IEEE UnB. Este é o relatório final de atividades. Este relatório é extremamente importante, pois é através dele que o IEEE verifica a realização das atividades do Capítulo.
Sem ele, é como se não houvesse sido realizada nenhuma atividade e, portanto, o IEEE poderá contar o auxílio oferecido, e.g., site e verbas.
Ter controle das finanças do Capítulo, manter a comunicação com o tesoureiro da Seção Centro-Norte para: a) executar os processos de compras; b) realizar os pedidos de reembolso; c) Reunir dados e notas fiscais para prestar contas para o IEEE. Esta prestação de contas é realizada através do Relatório Anual do IEEE (link para a Sçaõ Wiki).
Além disto, é papel do Tesoureiro gerir os recursos do Capítulo e dos projetos nele inseridos. Gerir recursos arrecadados pelo Capítulo com a realização de eventos.
Solicitar recursos (Grants) ao IEEE nas janelas semestrais. Além de alimentar a Seção Financeira, para que todas as informações necessárias sejam reunidas.
O único diretor da gestão tem a grande responsabilidade de lidar com todas as comunicações do IEEE RAS UnB para o público. Deve gerenciar, manter atualizado e com constantes publicações nossas redes sociais.
Caso alguem chegue a entrar em contato por lá, deve responder e encaminhar a questão para a área necessária.
Atualmente: Walker Dimitry
Ter o controle das aulas ministradas e seus Feedbacks para que assim possa realizar os relatórios do SIEX (Sistema Interno de Extensão) e ser repassado ao Professor(a) Orientador(a) (Prof. Mariana Bernardes) e para o presidente organizacional construir os relatórios mensais.
O controle dos Sparkis sempre atualizado do os que funcionam e da aqueles que precisam de reparos.
Caso ocorra qualquer problema em relação as escolas relatadas pelos feedbacks, repassar para o presidente institucional a tomar as devidas providências.
Atualmente: Caio Saigg
Há alguns relatórios que o Capítulo Estudantil RAS UnB precisa redigir:
O que é? Para quê? Qual o prazo? Qual o formato?
Prazo 31 de Janeiro do ano seguinte. Exemplo: o prazo para o relatório de 2018 é dia 31 de Janeiro de 2019.
O que é? Neste relatório, devem ser reunidas todas as atividades, técnicas e administrativas, realizadas ao longo do ano vigente. Incluindo fotos, uma descrição sucinta da atividade, quantos membros estavam presentes e o quanto foi gasto em cada uma delas. Além disso, deve conter o planejamento para o ano seguinte, contendo o planejamento financeiro e as atividades que estão sendo planejadas para aquele ano. Também deve haver uma descrição curta - um parágrafo de 10 linhas aproximadamente - relatando os membros ativos, classificando entre membros pagantes da IEEE e voluntários do Capítulo Estudantil.
Qual o formato? O modelo do relatório pode ser encontrado na seção Administração/Relatórios/ no Drive da Edubot.
Resumo:
- Atividades realizadas no ano;
- Gastos no ano;
- Atividades planejadas para o próximo ano;
- Gastos planejados;
- Membros ativos.
Como alterar os cargos no Sistema VTools para adicionar no relatório anual:
- Primeiramente, com já realizada conta no Site do IEEE e devidamente paga a Membresia, deve-se entre no site do VTools que é este;
- Após isso, em Maneger Officers entrará na conta do IEEE;
- Depois ele pedirá para selecionar a Unidade Organizacional, então escolha este código: SBC12381A - Universidade de Brasilia, RA24 que será exatamente o capítulo do IEEE RAS-UnB e clique em Select Organization Unit;
- Você precisará selecionar na bolinha o cargo que deseja alterar, logo após, clicar em Add Officer. Tenha em mãos o member number da pessoa que você deseja adicionar. (Este numero pode ser encontrado no perfil do IEEE da pessoa).
- É preciso terminar a gestão dos membros antigos em " End Term".
- O pedido entrará em revisão para modificar os membros, então não deixe para modificar em cima da hora.
Observações: O membro IEEE só conseguirá ser adicionado ao cargo caso tenha pago a membresia do Capitulo.
Contatos da Seção CN: Em caso de dúvidas quanto à Seção CN, clique aqui.
Prazo O SIEX aceita os relatórios de atividades até o dia 25. O acordo feito entre os alunos e a professora Mariana é que o relatório deve ser entregue até o dia 20 de cada mês.
O que é? O relatório necessário para que o SIEX mantenha o vínculo da Edubot com a UnB através da extensão. Nele, devem constar as atividades do projeto relativas à extensão da UnB, como reuniões administrativas, aulas ministradas, redação de apostila ou revisão de slides. Os exemplos dados são da Edubot, mas valem para quaisquer outros projetos de extensão que a RAS possa vir a ter.
Qual o formato? O formato do relatório pode ser encontrado no Drive da Edubot, dentro de Administrativo/Relatórios/Relatório de Acompanhamento Mensal.